7 Schritte, um die Rücklaufquote bei Umfragen ganz einfach zu erhöhen

Umfragen gibt es überall. Online-Shops bitten Kund*innen, ihre Einkäufe zu bewerten. Tankstellen und Lebensmittelgeschäfte fragen Sie, ob Sie den QR-Code auf Ihrem Kassenbon scannen möchten, um an einer Umfrage teilzunehmen. Forscher befragen demografische Zielgruppen, um aussagekräftige Schlussfolgerungen zu ziehen.

Aber mit einem Überangebot an Umfragen kommen auch Menschen, die sie satt haben. Wann haben Sie das letzte Mal eine Umfrage ausgefüllt? Umfragen kosten die Befragten Zeit und Mühe – wenn auch nicht viel. Sie brauchen einen sehr guten Grund, um Sie zu unterstützen.

In diesem Leitfaden lernen Sie sieben Schritte kennen, mit denen Sie Ihre Rücklaufquote auf Umfragen ganz einfach erhöhen können.

Was sind die Gründe für eine niedrige Rücklaufquote bei Umfragen? 

Der Grund, warum die meisten Menschen nicht auf Umfragen antworten – oder sie nicht zu Ende führen, obwohl sie sie begonnen haben – lässt sich auf einen Punkt bringen: Sie langweilen sich und haben Besseres zu tun.

Die durchschnittliche Rücklaufquote bei Umfragen liegt in einem breiten Spektrum – zwischen 5 und 30 %. Alles über 50 % ist extrem gut. Aber um das zu erreichen, müssen Sie die Befragten lange genug auf der Website halten, damit sie die Umfrage bis zum Ende ausfüllen.

Der erste Schritt zur Lösung dieses Problems besteht darin, der richtigen Zielgruppe einen guten Grund zu geben, 5 bis 10 Minuten ihrer Zeit zu opfern, um Ihnen zu helfen.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier sieben Tipps, mit denen Sie das Potenzial Ihrer Umfrage für eine hohe Rücklaufquote maximieren können.

Wie Sie Umfragen erstellen, die eine hohe Rücklaufquote erzielen 

1. Halten Sie die Umfrage kurz, um den Zeitaufwand für die Befragten zu minimieren.

Eine Studie von BMC Medical Research Methodology hatte zum Ziel, herauszufinden, welcher Faktor die Rücklaufquote bei Umfragen am meisten beeinflusst. Sie testeten drei Elemente des Umfrage-Designs. Von diesen hatte die Länge der Umfrage den stärksten Einfluss auf die Rücklaufquote. Die Forscher fanden heraus, dass kurze Versionen derselben Umfrage eine 50 % höhere Wahrscheinlichkeit aufwiesen, ausgefüllt zu werden.

Was sagt uns das? Fragen Sie nur nach den erforderlichen Informationen. Halten Sie sich kurz und bündig.

Je mehr Fragen Sie in Ihre Umfrage aufnehmen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer*in das Interesse verliert. Die Aufmerksamkeitsspanne wird immer kürzer und das Internet ist bereits voller Ablenkungen. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige Tipps, wie Sie die Länge Ihrer Umfrage optimieren können:

• Legen Sie ein klares Ziel fest und teilen Sie es den Befragten mit. Behalten Sie das Ziel der Umfrage im Auge und fragen Sie sich, ob die gestellten Fragen dem Ziel dienen. Und teilen Sie den Befragten auch diesen Zweck mit – lassen Sie sie wissen, warum sie Ihnen helfen sollten und was Sie damit erreichen wollen.
• Halten Sie die Umfrage unter 10 Fragen und/oder 10 Minuten. HubSpot-Daten haben gezeigt, dass Umfragen mit einer Dauer von 10 bis 14 Minuten und 7 bis 10 Fragen die höchsten Rücklaufquoten erzielen.
• Geben Sie vor Beginn der Umfrage den geschätzten Zeitaufwand an. Wenn Verbraucher*innen sofort sehen, wie viel Zeit Sie von ihnen verlangen, sind sie möglicherweise eher bereit, sich an der Umfrage zu beteiligen. Jemand, der nur zwei Minuten für eine Umfrage veranschlagt und am Ende fünf Minuten damit verbringt, ohne dass ein Ende in Sicht ist, wird eher abspringen.

2. Gestalten Sie die Umfrage visuell ansprechend und vertrauenerweckend.

Umfragen müssen ins Auge fallen. Wenn nicht, schreien sie nur „langweilig“. Hier sind einige bewährte Verfahren für die Erstellung ansprechender Umfragen:

• Vermeiden Sie Unordnung und große Absätze. Aber lassen Sie nicht so viel Leerraum, dass die Betrachter das Gefühl haben, sie müssten scrollen, um mit der Umfrage zu beginnen.

• Halten Sie sich an Ihre Unternehmensfarben. Dadurch erhält Ihre Umfrage die gleiche Identität wie Ihre Marke, was ihr ein vertrauenswürdiges Gefühl verleiht. Die Einführung neuer Farben und zu viele Farben können die Umfrage unübersichtlich machen und für Personen, die mit Ihrer Marke vertraut sind, verwirrend sein.

• Verleihen Sie der Umfrage mit relevanten Symbolen, Bildern, Memes usw. eine persönliche Note. Sie können auch lustige Elemente wie GIFs und Symbole einbinden, um Ihre Umfrage relevanter, ansprechender und interessanter zu gestalten.

• Verwenden Sie visuelle Bewertungsskalen. Wenn Sie Fragen haben, die auf numerischen Skalen basieren – denken Sie an Fragen wie „Bewerten Sie dies von 1 bis 10“ – sollten Sie stattdessen Sterne, Schieberegler oder Emojis verwenden, die die Befragten ziehen oder ausfüllen können.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Umfrage für Mobilgeräte optimiert ist. Eine Google-Umfrage hat ergeben, dass 94 % der Befragten Umfragen über ihr Smartphone beantworten. Die Mehrheit Ihrer Befragten wird also ihr Smartphone verwenden. Um sie zu erreichen, muss Ihre Umfrage daher benutzerfreundlich und für Mobilgeräte optimiert sein.

Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Investition in einen hochwertigen Hosting-Service für Umfragen, der die Erstellung von Fragebögen erleichtert. Zu den beliebtesten Optionen gehören:

• Google Forms. Es ist kostenlos, einfach und lässt sich zur Datenerfassung und -analyse in Google Sheets integrieren. Sie können die Umfrage mit verschiedenen Fragetypen (Multiple-Choice, Text, Bewertungen usw.) anpassen, Bilder und Videos hinzufügen und aus einigen grundlegenden Themenoptionen auswählen.
• Netigate. Netigate ist eine Customer Experience Management-Plattform, mit der Sie auch Umfragen erstellen, verteilen und analysieren können. Sie wird von Organisationen häufig genutzt, um Feedback von Mitarbeitenden, Kund*innen und anderen Interessengruppen einzuholen. Mit Netigate können Benutzer*innen benutzerdefinierte Umfragen erstellen, sie über verschiedene Kanäle (z. B. E-Mail, Web oder soziale Medien) verteilen und Berichte zur Analyse der Ergebnisse erstellen. Außerdem verfügt sie über eine benutzerfreundliche Oberfläche und vielseitige Optionen für die Gestaltung von Umfragen.

3. Beginnen Sie mit einfachen Fragen und beschränken Sie die Abfrage persönlicher Informationen auf ein Minimum.

Wenn man mit komplexen Fragen direkt in ein Gespräch einsteigt, kann sich der Gesprächspartner schnell überfordert fühlen. Führen Sie ihn stattdessen behutsam an das Thema heran, indem Sie einfache Fragen stellen, deren Beantwortung nur wenige Sekunden dauert, die aber dennoch für Ihr Ziel relevant sind.

Außerdem sorgt das gute Gefühl, die Fragen im Handumdrehen zu beantworten, dafür, dass die Leute motiviert bleiben, weitere Fragen zu beantworten.

Zu viele persönliche Informationen abzufragen, ist ein weiterer großer Schwachpunkt. Obwohl immer mehr Menschen die extreme Personalisierung durch die Weitergabe ihrer Daten akzeptieren, ist noch lange nicht jeder so weit. Vermeiden Sie es also, zu viele persönliche Informationen abzufragen. Ist es beispielsweise wirklich notwendig, den Vor- und Nachnamen Ihrer Befragten zu kennen? Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer?

4. Senden Sie die Umfrage an Personen, die tatsächlich daran interessiert sind.

Inzwischen sollten Sie wissen, wo und wie Sie Ihre Umfrage verteilen werden. Zum Beispiel an Ihre E-Mail-Liste, frühere Kund*innen oder Follower in den sozialen Medien.

Aber selbst innerhalb dieser Gruppen gibt es Kategorien von Personen, die sich aus unterschiedlichen Gründen angemeldet, auf „Folgen“ geklickt oder ein Produkt gekauft haben. Sie haben unterschiedliche Interessen, Ziele und Bedürfnisse, daher sollte Ihre Umfrage nur an diejenigen gehen, für die sie wirklich relevant ist.

Denken Sie auch daran, dass die Rücklaufquote Ihrer Umfrage anhand der Anzahl der Personen berechnet wird, die sie ausgefüllt haben, im Vergleich zur Anzahl der Personen, an die Sie sie gesendet haben. Wenn Sie sie also an Personen senden, die sich nicht dafür interessieren, führt dies zu einem drastischen Rückgang dieser Quote.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die richtige Zielgruppe für Ihre Umfrage ermitteln können:

• Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Liste. Teilen Sie Ihre Liste nach demografischen Merkmalen, früheren Interaktionen oder der Kaufhistorie ein. So stellen Sie sicher, dass Ihre Umfrage Personen erreicht, die ein Interesse an dem Thema haben und mit größerer Wahrscheinlichkeit aussagekräftiges Feedback geben. Wenn Sie beispielsweise eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit durchführen, ist es besser, diese an aktuelle Kund*innen zu senden, als an Personen, die sich seit Monaten nicht mehr mit Ihrer Marke beschäftigt haben.
• Verwenden Sie Verhaltensdaten. Sehen Sie sich die Benutzeraktivität an, um zu bestimmen, wer die Umfrage erhalten sollte. Wenn Sie beispielsweise Feedback-Umfragen nach einer bestimmten Interaktion versenden – z. B. nach einem kürzlich getätigten Kauf oder einem Anruf beim Kundendienst –, werden Personen angesprochen, die noch mit der Erfahrung beschäftigt sind, sodass die Wahrscheinlichkeit einer Antwort höher ist.
• Vermeiden Sie Zufallsstichproben. Bei einer „Zufallsstichprobe“ werden die Teilnehmenden zufällig aus einer größeren Gruppe ausgewählt, sodass jede Person die gleiche Chance hat, ausgewählt zu werden. Ziel ist es, Verzerrungen zu reduzieren. Dies kann in manchen Fällen nützlich sein, führt jedoch nicht immer zu hohen Rücklaufquoten. Wenn Sie sich auf Personen konzentrieren, die direkt von dem Thema betroffen sind oder sich dafür interessieren, erhalten Sie engagiertere Antworten und genauere Daten.
• Bitten Sie in den sozialen Medien um Teilnehmende. Eine einfache Möglichkeit, eine interessierte, engagierte Gruppe von Befragten zu gewinnen, besteht darin, Ihre Umfrage einfach auf Ihren Social-Media-Seiten zu bewerben und zu fragen, ob jemand Interesse hat, Ihnen zu helfen. Dies ist besonders nützlich für Nischen wie Schönheit, Gesundheit und Wellness, jede Art von soziologischer oder sozial engagierter Organisation und dergleichen.

Sie können auch ein Tool wie Netigate verwenden. Es ist die erste CX-Plattform, die generative KI bietet und Ihnen Antworten basierend auf den Aussagen Ihrer Kund*innen gibt. Alle Ihre Telefonanrufe, Umfragen, Online-Bewertungen und Chat-Gespräche werden an einem Ort gespeichert, sodass Sie leicht feststellen können, welches Segment Ihrer bestehenden Zielgruppe Interesse an Ihren neuen Umfragen haben könnte.

Personalisieren Sie die Umfrage, indem Sie die Befragten direkt ansprechen.

Dies ist nicht immer realistisch und hängt davon ab, welche Art von Umfrage Sie durchführen. Umfragen, die beispielsweise Forschungsergebnisse oder Daten über die Gedanken und Meinungen von Menschen sammeln, können nicht so stark personalisiert werden wie andere.

Bei Umfragen zum Feedback ist die Personalisierung jedoch von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Möglichkeiten, dies zu erreichen:

• Verwenden Sie den Namen der Befragten. Sprechen Sie den Befragten in der Einladung zur Umfrage und sogar in der Umfrage selbst mit seinem Namen an. Durch persönliche Anrede wirkt die Umfrage weniger allgemein und mehr auf die Person zugeschnitten.
• Passen Sie die Fragen anhand früherer Interaktionen an. Gestalten Sie die Fragen anhand des früheren Verhaltens der Befragten, z. B. anhand der letzten Einkäufe, des vorherigen Feedbacks oder der Interaktionen mit Ihrer Marke. So stellen Sie sicher, dass die Fragen relevant sind, und zeigen, dass Sie den spezifischen Input der Befragten schätzen.
• Erwähnen Sie frühere Beiträge. Wenn die Kund*in bereits an einer Umfrage teilgenommen oder Feedback gegeben hat, sollten Sie dies erwähnen, indem Sie sich bedanken und mitteilen, wie die Rückmeldungen verwendet wurden. Dies kann Vertrauen schaffen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass der Kunde erneut teilnimmt. 

6. Bieten Sie einen Anreiz für die Beantwortung der Umfrage.

Denken Sie daran, dass bereits 5 % als „durchschnittliche“ Rücklaufquote bei Umfragen gelten. Das ist wahnsinnig wenig. Möchten Sie eine garantierte Methode, um mehr Menschen zum Ausfüllen Ihrer Umfrage zu bewegen als ursprünglich angenommen? Bieten Sie ihnen einen Anreiz.

Eine weitere Studie von BMC Medical Research Methodology zeigt den unbestreitbaren Zusammenhang zwischen Anreizen für die Befragten und der Anzahl der ausgefüllten Umfragen. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Befragter eine Umfrage ausfüllt, stieg um 30 %, wenn ein Anreiz geboten wurde. Und die tatsächliche Anzahl der ausgefüllten Umfragen stieg um 18 %.

Selbst ambivalente Verbraucher*innen – also diejenigen, die überhaupt kein Interesse an der Umfrage hatten – waren eher bereit, die Umfrage auszufüllen und persönliche Informationen preiszugeben, wenn ihnen dafür greifbare Vorteile versprochen wurden.

Eine Microsoft-Umfrage wurde als Beispiel herangezogen, um festzustellen, welche Anreize sich am besten für die Rücklaufquote eignen. Die Forscher*innen stellten fest, dass Verbraucher*innen vor allem diese drei Arten von Belohnungen schätzen:

• Geldprämien (99,6 %)
• Rabatte (89,3 %)
• Treuepunkte für Dienstleistungen und Produkte (65,2 %)

7. Speichern Sie gut funktionierende Umfragevorlagen und verwenden Sie sie erneut 

Eine der effektivsten Möglichkeiten, die Rücklaufquote bei Umfragen zu erhöhen, besteht darin, aus vergangenen Erfolgen zu lernen. Wenn Sie bereits eine Umfrage durchgeführt haben, die gut funktioniert hat – sei es aufgrund ihres Designs, des Frageflusses oder des Engagements –, lassen Sie diese wertvolle Arbeit nicht ungenutzt. Verwenden Sie die Vorlage erneut, um zukünftige Umfragen zu optimieren und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, erneut gute Ergebnisse zu erzielen.

Durch die Wiederverwendung einer bewährten Vorlage können Sie auf bereits Bewährtes zurückgreifen und Zeit bei der Neuerstellung von Fragen, Strukturen und sogar Branding-Elementen sparen. Es ist jedoch wichtig, Ihre Vorlage bei Bedarf zu aktualisieren, um sie an den aktuellen Kontext oder die Zielgruppe anzupassen. Die Anpassung ist nach wie vor der Schlüssel, um Ihre Umfragen aktuell und relevant zu halten und gleichzeitig die grundlegenden Designelemente beizubehalten, die sie erfolgreich gemacht haben.

Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Verwendung von Vorlagen beachten sollten:

• Messen Sie die Ergebnisse der Umfrage. Verwenden Sie Daten aus früheren Umfragen, um festzustellen, welche Vorlagen die besten Rücklaufquoten, die detailliertesten Antworten oder das größte Interesse aufweisen.
• Erstellen Sie eine Vorlagenbibliothek. Erstellen Sie ein Verzeichnis Ihrer leistungsstärksten Umfragen, damit Sie sie für die zukünftige Verwendung leicht anpassen können.
• Testen und iterieren Sie. Es ist zwar hilfreich, eine erfolgreiche Vorlage wiederzuverwenden, aber lassen Sie immer Raum für kleinere Anpassungen und Verbesserungen, die auf neuen Insights oder Veränderungen in Ihrer Zielgruppe basieren.

Eine meiner bevorzugten Methoden, um eine erfolgreiche Umfrage zu finden, ist die Durchführung von A/B-Tests. Wenn es Ihr Budget zulässt, empfehle ich sogar, zwei verschiedene Umfragen (Design, Format usw.) für denselben Fragebogen zu verwenden, um zu sehen, welche die beste Leistung erbringt.

A/B-Tests ermöglichen es Ihnen, Ihre Umfragen auf der Grundlage datengestützter Insights kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass Sie Ihren Ansatz immer weiter verfeinern, um die Rücklaufquoten zu maximieren. Und es ist super einfach:

1. Wählen Sie ein Element zum Testen aus. Konzentrieren Sie sich auf eine einzelne Variable, wie z. B. die Betreffzeile der E-Mail, die Reihenfolge der Fragen oder das Umfrage-Design. Wenn Sie jeweils nur eine Änderung testen, können Sie die Ursache für Unterschiede in den Ergebnissen leichter eingrenzen.
2. Teilen Sie Ihre Zielgruppe auf. Teilen Sie Ihre Zielgruppe nach dem Zufallsprinzip in zwei Gruppen auf. Eine Gruppe erhält Version A (Ihre Kontrollgruppe) und die andere Gruppe erhält Version B (Ihre Testvariante).
3. Überwachen Sie die Leistung. Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickraten und Abschlussraten für jede Version Ihrer Umfrage.
4. Analysieren Sie die Ergebnisse. Ermitteln Sie anhand der Rücklaufquote, welche Version besser abgeschnitten hat. Implementieren Sie das siegreiche Element in zukünftigen Umfragen, um das Engagement zu steigern.

Fazit

Ihre Rücklaufquote bei Umfragen zu erhöhen mag kompliziert sein, aber nicht so unmöglich, wie Sie vielleicht denken. In Wirklichkeit kommt es darauf an, Anreize für Ihre Umfrageteilnehmer zu schaffen, sie bei den richtigen Personen zu bewerben, es so einfach wie möglich zu gestalten und auf früheren Erfolgen aufzubauen.

Mit diesen Tipps sind Sie auf dem besten Weg, die gewünschten aussagekräftigen Antworten und Rückmeldungen zu erhalten. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihr Feedback mit den richtigen Insights verbessern können? Sehen Sie sich unsere Feedback-Lösungen an, die Ihnen helfen können.